Slik fungerer Avregn
Avregn leser leiekontraktene og regnskapet, fordeler kostnadene riktig per leietaker, og lager ferdige avregninger. Hver krone kan spores, og summene balanserer alltid.
Problemet
Avregningen er årets mest tidkrevende oppgave
Dagevis i regneark. Hvert år skal tusenvis av posteringer fordeles på leietakere, med formler som må stemme på tvers av 14 arkfaner.
Spesialtilfellene må huskes manuelt. Fritak, delvise andeler og leietakere med egen måler ligger i hodet på den som gjorde det i fjor.
Leietakerne ringer og spør. Uten sporbar fordelingsnøkkel per kostnadstype blir hvert spørsmål en halvtime med leting.
Slik fungerer det
Fire steg, fra kontrakt til ferdig avregning
Last opp kontraktene
AI-en leser dokumentene. Du godkjenner. Matematikken regner.
Last opp leiekontraktene som PDF. Avregn leser ut leietaker, areal, à konto, MVA-status og fordelingsnøkkel, og viser alt til kontroll før noe tas i bruk.
Importer regnskapet
MVA leses fra regnskapet, ikke estimert.
Hent kostnadene direkte fra Tripletex eller PowerOffice Go, eller eksporter hovedboken til SAF-T, CSV eller Excel og last den opp. Linjene klassifiseres via kontokode, og MVA-sats følger hver enkelt postering. Eiendomsskatt med 0 prosent og strøm med 25 prosent behandles hver for seg, automatisk.
Avregningen regnes
Hver krone kan spores. Summene balanserer alltid, til øret.
Kostnadene fordeles per leietaker etter areal, med fritak og delvise andeler der kontrakten sier det. Du ser kr per kvadratmeter per kostnadstype, og sumlinjen viser at leietakernes andeler pluss eiers andel er nøyaktig lik totalen fra regnskapet.
Ferdige dokumenter
Klare til utsending.
Én avregnings-PDF per leietaker, med fordelingsnøkkel og MVA spesifisert. Leietakere med flere kontrakter får ett samlet oppgjør. Du får i tillegg en intern forvalterrapport som viser eiers andel og tomgang per kostnadstype.
Funksjoner
Alt du trenger gjennom året
Kontrakter og lokaler
- Leser leiekontrakter i PDF, også skannede, og foreslår leietaker, areal, leieperiode, fordelingsnøkkel, à konto og MVA-status. Du godkjenner.
- Leser plantegninger og foreslår lokaler med areal.
Kostnader og regnskap
- Henter kostnadene direkte fra Tripletex og PowerOffice Go, eller fra en hovedbokfil (SAF-T, CSV eller Excel) fra alle norske regnskapssystemer.
- Flere bygg i samme regnskap: velg eiendommens rader med avdeling, prosjekt eller kontoer. Valget huskes til neste år.
- Posteringer som allerede er importert, holdes utenfor, så ingenting telles to ganger.
- Forslag til kostnadstype per postering, som du godkjenner. En kontrollrapport viser hver rad som ble holdt utenfor, med årsak.
Fordeling og MVA
- Fordelingsnøkler: areal, fast prosent, fast beløp og forbruk fra målere, eller andeler per lokale og skjønn per kostnadstype.
- Fritak per leietaker og kostnadstype. Ledige lokaler bæres av eier.
- Forvaltningshonorar som prosent eller fast beløp.
- Riktig MVA etter om leietakeren er omfattet av frivillig registrering, ikke omfattet, eller delvis omfattet etter arealandel.
- Årlige MVA-erklæringer fra leietakerne, med status og purring.
- Summen av leietakernes og eiers andel er alltid lik totalen fra regnskapet, til øret.
À konto og budsjett
- À konto per type (felleskost, strøm, annet) med satser som endres over året, eller hentet fra fakturaene i regnskapet.
- Budsjett per kostnadstype med varsel når en type passerer budsjettet. Forslag til neste års budsjett og à konto.
- KPI-regulering av leie fra SSBs indeks, med ferdig varselbrev.
Avregning, utsending og faktura
- Avregning per leietaker som PDF, med fordelingsnøkkel per kostnadstype. Leietakere med flere kontrakter får ett samlet oppgjør.
- Intern forvalterrapport med eiers andel og tomgang, som leietakerne aldri ser.
- Justeringer etter beregningen med riktig MVA, sammenligning mot fjoråret og kr per m².
- Godkjenning av en kollega før ferdigstilling (fire øyne, valgfritt). Ferdigstilt avregning låses, og en korreksjon blir en ny versjon.
- Utsending til leietakerne på e-post med dokumentnummer og arkiv.
- Oppgjøret sendes til Tripletex eller PowerOffice Go som ordre eller fakturautkast per leietaker, med avregningen som PDF-vedlegg. I Tripletex kan ordren faktureres og sendes rett fra Avregn.
Oversikt og kontroll
- Porteføljeanalyse: tall per år og eiendom, leieforfall, WAULT, og hva som mangler før året kan avregnes.
- Søk i alt med ⌘K, aktivitetslogg og roller (eier, administrator, medlem, leser).
- Ukentlig oppsummering på e-post med frister og hva som trenger oppmerksomhet.
Tillit og sikkerhet
Bygget for å kunne ettergås
Data lagres i EU. Dataene ligger i Stockholm (EU), kryptert under overføring og lagring. Noen underleverandører behandler opplysninger i USA, med grunnlag i personvernforordningen.
Hver kunde er isolert. Hver kunde er isolert. Alle data hører til organisasjonen, og det kontrolleres i hver forespørsel.
AI leser, matematikken regner. AI leser kontrakter og foreslår kostnadstyper. Alt den foreslår, kontrollerer du før det brukes. Selve beregningen er faste regler og kan etterprøves linje for linje.
Utviklet med innspill fra bransjen. Fordelingsmodellen følger etablert praksis for felleskostnader i næringseiendom.
FAQ
Vanlige spørsmål
Hvilke filformater støttes?
Leiekontrakter lastes opp som PDF. Hovedboken kan lastes opp som SAF-T, CSV eller Excel, fra alle norske regnskapssystemer. Bruker dere Tripletex eller PowerOffice Go, kan kostnadene også hentes direkte.
Må vi integrere med regnskapssystemet vårt?
Nei. Avregn henter kostnadene direkte fra Tripletex og PowerOffice Go. Bruker dere et annet system, holder det med en eksport av hovedboken (SAF-T, CSV eller Excel).
Har vi flere bygg i samme regnskap?
Ja. Velg eiendommens rader med avdeling, prosjekt eller kontoer. Valget huskes til neste år, og rader som hører til andre bygg, holdes utenfor og vises i kontrollrapporten.
Hva sendes til regnskapssystemet?
Når avregningen er ferdigstilt: én ordre eller fakturautkast per leietaker med avregningen som vedlegg. Ingenting sendes før dere har godkjent avregningen.
Hva hvis AI-en leser noe feil?
Alt AI-en leser vises til kontroll før det tas i bruk, både fra kontrakter og regnskap. Ingenting går inn i en avregning uten at du har godkjent det. Selve beregningen gjøres ikke av AI, den er vanlig, etterprøvbar matematikk.
Hvor lagres dataene våre?
Dataene ligger i Stockholm (EU), kryptert under overføring og lagring. Noen underleverandører behandler opplysninger i USA, med grunnlag i personvernforordningen.
Hva koster det?
Vi er i pilotfase og setter opp betingelser sammen med de første kundene. Ta kontakt, så finner vi ut av det.
Håndterer dere spesialavtaler?
Ja. Fritak for enkeltkostnader, delvise andeler, egen måler, leietakere med flere kontrakter og manuelle engangsjusteringer er standardfunksjonalitet, ikke unntak.
Kan leietakerne se hvordan beløpet er regnet ut?
Ja. Hver avregning viser fordelingsnøkkelen per kostnadstype, slik at leietakeren ser nøyaktig hva de betaler for og hvorfor.
Vil du se Avregn på deres egne tall?
Vi viser gjerne, helt uforpliktende. Send en e-post til kontakt@klartek.no eller bruk kontaktskjemaet, så tar vi en gjennomgang med en av deres eiendommer.